Validade legal de
imagens digitais
23mar10 Série “Saiba Mais”
Antes de sair atrás de soluções de digitalização de documentos, conheça um pouco mais sobre o seu acervo, porque vai se deparar com propostas que podem causar-lhe sérios problemas mais à frente.
Fundamentalmente esses problemas estão ligados a descarte de originais.
Várias empresas que se registraram no Ministério da justiça,
fazem acreditar que seus produtos finais – imagens digitais de documentos –
possibilitam o expurgo de todos os documentos
Além daqueles que a legislação determina a guarda por períodos mínimos, qualquer documento que possa ser base para algum tipo de prova em tribunais, têm que ser preservados. Documentos periciáveis quanto à originalidade e integridade têm que ser mantidos de qualquer forma.
É verdade que imagens digitais de documentos são aceitos até por fiscalizações, federais, estaduais e municipais, mas mesmo elas podem determinar a apresentação dos originais.
Em questões judiciais, na maioria das vezes também a exigência é de anexação de originais.
Assim, documentos administrativos internos, documentos relevantes em termos de informações mas caducos em termos de questionamentos, cópias não autenticadas... podem, e devem, ser descartados após a geração de suas respectivas imagens digitais.
Alguns cartórios estão, contrariando determinações do CNJ, assumindo a responsabilidade de autenticar cópias a partir de imagens digitais (mesmo que exclusivamente - teoricamente - geradas pelos próprios cartórios). É verdade que têm “fé pública”, mas, o que se questiona é o fato de a origem da informação digital ser irregular, portanto invalidando a cópia gerada.
Falta muito ainda para que imagens digitais de documentos tenham validade legal. Depende de grande evolução da tecnologia, hardware e software, envolvida e da geração de meios de controle que garantam a certeza da igualdade de conteúdos.
Num mundo onde as técnicas de fraudação avançam muito mais rapidamente que os meios de coibição dos seus malefícios, e onde tirar vantagem em tudo se institucionalizou e proliferou, vai ser necessária uma grande evolução, principalmente cultural, para que imagens de documentos tenham real validade.
Esse tempo vai chegar, mas ainda estamos um tanto longe dele.
Por enquanto, entenda que boa parte de seus arquivos terá que ser mantida, mas com baixíssimo acesso, destravando, com o uso da imagem digital de toda sua documentação, todos os setores da sua empresa ou negócio.